cover-image

Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING CITYTALENTS

Versie: 14 september 2026

CityTalents gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring staat welke persoonsgegevens CityTalents verwerkt, waarom dat gebeurt, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoelang gegevens worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.

  1. Wie is verantwoordelijk?

CityTalents VOF is verantwoordelijk voor de verwerkingen van persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

CityTalents VOF
Hortsedijk 35
5708 HA Stiphout, gemeente Helmond
KvK-nummer: 86960628
E-mail: info@citytalents.nl
Telefoon Maurice: 06 42 00 72 77
Telefoon John: 06 82 98 98 85

Bij detavastplaatsingen werkt CityTalents samen met Flexpedia Uitzenden B.V. Flexpedia is daarbij de juridisch werkgever en uitlener. Flexpedia is voor haar eigen werkgevers-, contract-, loon- en personeelsadministratie zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Op die verwerkingen is tevens de privacyverklaring van Flexpedia van toepassing.

  1. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens van:

  • sollicitanten en werkzoekenden;

  • kandidaten die door CityTalents worden bemiddeld;

  • geplaatste en voormalig geplaatste kandidaten;

  • contactpersonen bij opdrachtgevers en potentiële opdrachtgevers;

  • personen die als referent optreden;

  • bezoekers van de website;

  • personen die contact opnemen of zich aanmelden voor een job alert, nieuwsbrief of actie.

  1. Welke persoonsgegevens verwerkt CityTalents?

Afhankelijk van het contact en de dienstverlening kan CityTalents de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • naam, adres en woonplaats;

  • e-mailadres en telefoonnummer;

  • geboortedatum;

  • cv, werkervaring en opleidingsgegevens;

  • diploma’s, certificaten en beroepskwalificaties;

  • beschikbaarheid en reisbereidheid;

  • functie-, salaris- en loopbaanwensen;

  • profielfoto, wanneer deze door de kandidaat is verstrekt;

  • gespreksnotities, correspondentie en informatie over sollicitatieprocedures;

  • referenties en relevante uitkomsten van referentiegesprekken;

  • informatie die noodzakelijk is om de geschiktheid voor een functie te beoordelen;

  • gegevens over plaatsingen en begeleiding;

  • namen, functies en zakelijke contactgegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers;

  • gegevens over opdrachten, tarieven en zakelijke afspraken;

  • factuur- en betaalgegevens;

  • technische gegevens over het gebruik van de website, zoals het IP-adres, browsergegevens en cookiegegevens;

  • overige gegevens die iemand zelf aan CityTalents verstrekt.

CityTalents vraagt kandidaten om geen bijzondere persoonsgegevens te verstrekken die niet noodzakelijk zijn voor de bemiddeling. Het gaat bijvoorbeeld om medische gegevens, informatie over afkomst, religie, politieke opvattingen, seksuele gerichtheid of strafrechtelijke gegevens.

Voor een detavastplaatsing kunnen aanvullende gegevens nodig zijn voor de arbeidsovereenkomst, identiteitscontrole, loonadministratie of andere wettelijke werkgeversverplichtingen. Deze gegevens worden door Flexpedia opgevraagd of, wanneer CityTalents bij de onboarding ondersteunt, voor dat doel aan Flexpedia doorgegeven. Flexpedia verwerkt deze gegevens vanuit haar positie als juridisch werkgever en uitlener.

  1. Hoe verkrijgt CityTalents persoonsgegevens?

CityTalents kan persoonsgegevens ontvangen:

  • rechtstreeks van de betrokkene, bijvoorbeeld via een sollicitatie, open inschrijving, gesprek, e-mail of contactformulier;

  • via openbare professionele bronnen, zoals LinkedIn en openbare cv- of vacaturebanken;

  • via een opdrachtgever die een kandidaat of contactpersoon aandraagt;

  • via een bekende die iemand aanmeldt voor een actie, waarna CityTalents eerst contact opneemt;

  • via referenten, nadat het opvragen van de referentie met de kandidaat is besproken;

  • via Flexpedia of een andere samenwerkingspartner, voor zover dat noodzakelijk en rechtmatig is;

  • via de website en gebruikte cookies of vergelijkbare technieken.

Wanneer CityTalents gegevens niet rechtstreeks van de betrokkene ontvangt, informeert CityTalents de betrokkene daarover binnen de termijn die de AVG voorschrijft, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

  1. Waarom verwerkt CityTalents persoonsgegevens?

CityTalents verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • vragen beantwoorden en contact onderhouden;

  • kandidaten inschrijven, spreken en begeleiden;

  • beoordelen of een kandidaat aansluit bij een vacature of opdrachtgever;

  • geschikte vacatures en kandidaten met elkaar vergelijken;

  • kandidaten na overleg voorstellen aan opdrachtgevers;

  • sollicitatiegesprekken, meeloopmomenten en plaatsingen organiseren;

  • referenties opvragen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat;

  • werving-en-selectieopdrachten uitvoeren;

  • detavastplaatsingen voorbereiden en begeleiden;

  • noodzakelijke gegevens aan Flexpedia doorgeven wanneer een detavastplaatsing wordt voorbereid of uitgevoerd;

  • zakelijke relaties en opdrachten beheren;

  • tarieven, plaatsingen en contractuele afspraken administreren;

  • factureren en de financiële administratie voeren;

  • job alerts, nieuwsbrieven of andere aangevraagde communicatie versturen;

  • de website beheren, beveiligen, analyseren en verbeteren;

  • fraude, misbruik en beveiligingsincidenten voorkomen of onderzoeken;

  • voldoen aan wettelijke verplichtingen;

  • juridische aanspraken vaststellen, uitoefenen of onderbouwen.

  1. Op welke grondslagen verwerkt CityTalents gegevens?

CityTalents verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie is dat:

  • uitvoering van een overeenkomst of voorbereidende stappen, bijvoorbeeld om een recruitmentopdracht uit te voeren of een kandidaat op diens verzoek te begeleiden naar werk;

  • een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor de fiscale administratie of wanneer gegevens aan een bevoegde overheidsinstantie moeten worden verstrekt;

  • een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld recruitment, relatiebeheer, het vinden en benaderen van mogelijk passende kandidaten, beveiliging, fraudepreventie en het verdedigen van rechtsvorderingen. CityTalents weegt daarbij het bedrijfsbelang af tegen de privacybelangen van de betrokkene;

  • toestemming, bijvoorbeeld voor opname in het kandidatenbestand na afloop van een concrete sollicitatieprocedure, voor bepaalde marketingcommunicatie of wanneer toestemming in de betreffende situatie de passende grondslag is.

Wanneer een verwerking op toestemming berust, kan die toestemming altijd worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

  1. Voorstellen aan opdrachtgevers

CityTalents stuurt een cv of kandidaatprofiel niet zonder voorafgaand overleg met de kandidaat naar een opdrachtgever. Vooraf wordt besproken om welke functie en opdrachtgever het gaat en welke informatie wordt gedeeld.

Een opdrachtgever mag de ontvangen gegevens alleen gebruiken voor de betreffende sollicitatie- of bemiddelingsprocedure. De opdrachtgever is zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de eigen selectieprocedure.

  1. Referenties

CityTalents vraagt alleen een referentie op nadat dit met de kandidaat is besproken en daarvoor een geldige grondslag bestaat. Er wordt alleen informatie gevraagd en vastgelegd die relevant is voor de beoordeling van de kandidaat voor de betreffende functie.

De kandidaat is ervoor verantwoordelijk dat de opgegeven referent ervan op de hoogte is dat CityTalents contact kan opnemen. CityTalents informeert de referent over het doel waarvoor de contactgegevens en verstrekte informatie worden gebruikt.

  1. Flexpedia en detavast

CityTalents en Flexpedia hebben bij detavast verschillende rollen.

CityTalents:

  • werft en selecteert kandidaten;

  • onderhoudt contact met kandidaten en opdrachtgevers;

  • bereidt plaatsingen voor;

  • ondersteunt bij het verzamelen en doorgeven van noodzakelijke informatie;

  • begeleidt de kandidaat en opdrachtgever tijdens het traject.

Flexpedia:

  • is de juridisch werkgever en uitlener;

  • sluit de arbeidsovereenkomst met de medewerker;

  • sluit rechtstreeks de overeenkomst voor de terbeschikkingstelling met de opdrachtgever;

  • verzorgt de loon- en personeelsadministratie;

  • verwerkt gegevens voor arbeidsvoorwaarden, loonbetaling, ziekte, verlof en wettelijke werkgeversverplichtingen;

  • factureert de gewerkte uren aan de opdrachtgever.

Voor de eigen werkgevers- en uitleenactiviteiten bepaalt Flexpedia zelfstandig voor welke doeleinden en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer CityTalents bij de onboarding of begeleiding handelingen voor Flexpedia uitvoert, gelden daarvoor de afspraken tussen CityTalents en Flexpedia.

  1. Met wie deelt CityTalents persoonsgegevens?

CityTalents deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, daarvoor een geldige grondslag bestaat of de wet dit verlangt.

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

  • opdrachtgevers en potentiële opdrachtgevers;

  • Flexpedia bij een detavastplaatsing;

  • leveranciers van recruitmentsoftware, hosting, e-mail, cloudopslag, telefonie en websitefunctionaliteit;

  • jobboards, sociale media en andere wervingskanalen wanneer daarvan gebruik wordt gemaakt;

  • accountants, juristen, verzekeraars en andere professionele adviseurs;

  • overheidsinstanties, toezichthouders of opsporingsdiensten wanneer CityTalents daartoe verplicht is;

  • andere partijen wanneer de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven of de verstrekking anderszins rechtmatig is.

CityTalents verkoopt geen persoonsgegevens.

Wanneer een leverancier uitsluitend in opdracht van CityTalents persoonsgegevens verwerkt, maakt CityTalents passende afspraken over het doel, de beveiliging, vertrouwelijkheid, bewaartermijnen en verwijdering van de gegevens.

  1. Bewaartermijnen

CityTalents bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht, een lopende overeenkomst of een mogelijke juridische aanspraak een langere termijn noodzakelijk maakt.

In beginsel gelden de volgende termijnen:

  • gegevens van een kandidaat in een concrete sollicitatieprocedure worden uiterlijk vier weken na afronding van de procedure verwijderd, tenzij de kandidaat toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren;

  • met toestemming kunnen kandidaatgegevens maximaal één jaar in het kandidatenbestand worden bewaard. Daarna worden de gegevens verwijderd of wordt opnieuw toestemming gevraagd;

  • gegevens rond een succesvolle bemiddeling of plaatsing worden bewaard zolang dat nodig is voor begeleiding, uitvoering van afspraken, eventuele aanspraken en wettelijke verplichtingen;

  • afgewezen of ingetrokken kandidatenprofielen worden verwijderd wanneer ze niet meer noodzakelijk zijn en geen geldige toestemming voor verdere bemiddeling bestaat;

  • gegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers worden bewaard zolang de zakelijke relatie bestaat en daarna zolang dat redelijkerwijs nodig is voor relatiebeheer, contractuele afspraken of juridische aanspraken;

  • fiscale administratie, waaronder verzonden en ontvangen facturen, wordt in beginsel zeven jaar bewaard;

  • gegevens voor job alerts, nieuwsbrieven of andere communicatie worden bewaard totdat de betrokkene zich afmeldt of de toestemming intrekt;

  • technische en beveiligingsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor analyse, beveiliging en onderzoek naar storingen of incidenten.

Gegevens kunnen eerder worden verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn of wanneer een geldig verwijderingsverzoek wordt gedaan.

  1. Job alerts en commerciële communicatie

Wie zich aanmeldt voor een job alert ontvangt berichten over vacatures die aansluiten bij de opgegeven voorkeuren. Iedere ontvanger kan zich afmelden via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door een e-mail te sturen naar info@citytalents.nl.

CityTalents verstuurt commerciële elektronische communicatie alleen wanneer dat op grond van de wet is toegestaan. Bezwaar tegen het gebruik van contactgegevens voor direct marketing kan altijd en wordt kosteloos verwerkt.

  1. Cookies en websitegegevens

De website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken. Analytische of marketingcookies waarvoor toestemming nodig is, worden alleen geplaatst nadat de bezoeker daarvoor heeft gekozen.

Via de cookie-instellingen moet de bezoeker kunnen zien welke cookies en leveranciers worden gebruikt, voor welk doel dat gebeurt en hoelang de cookies actief blijven. Een gegeven toestemming kan via dezelfde instellingen worden gewijzigd of ingetrokken.

  1. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dat gebeurt, zorgt CityTalents voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, voor zover de AVG dat vereist. Meer informatie over een specifieke doorgifte kan worden opgevraagd via info@citytalents.nl.

  1. Beveiliging

CityTalents neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en onrechtmatige verstrekking. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de wijze van verwerking en de bijbehorende risico’s.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en leveranciers die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden en die aan passende geheimhoudings- en beveiligingsafspraken zijn gebonden.

  1. Geautomatiseerde besluitvorming

CityTalents neemt geen besluiten met aanzienlijke gevolgen voor kandidaten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking.

Digitale systemen kunnen worden gebruikt om vacatures en kandidaten te ordenen of matches te ondersteunen, maar de uiteindelijke beoordeling vindt plaats door een persoon bij CityTalents en/of de opdrachtgever.

  1. Privacyrechten

Een betrokkene kan, afhankelijk van de situatie, verzoeken om:

  • inzage in de persoonsgegevens die CityTalents verwerkt;

  • correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;

  • verwijdering van persoonsgegevens;

  • beperking van de verwerking;

  • overdracht van persoonsgegevens;

  • bezwaar tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;

  • bezwaar tegen direct marketing;

  • intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@citytalents.nl. Vermeld daarbij om welk verzoek het gaat en voldoende informatie om het verzoek te kunnen behandelen.

CityTalents kan aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen. Daarbij vraagt CityTalents niet om meer persoonsgegevens dan noodzakelijk.

CityTalents reageert in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. De verzoeker wordt daar tijdig over geïnformeerd.

Wanneer een verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens die Flexpedia als werkgever verwerkt, kan CityTalents het verzoek doorsturen naar Flexpedia of de verzoeker naar Flexpedia verwijzen.

  1. Klacht indienen

Wie een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens kan eerst contact opnemen met CityTalents via info@citytalents.nl.

Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

  1. Wijzigingen

CityTalents kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wetgeving verandert. De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd met vermelding van de versiedatum.

  1. Contact

Vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan:

CityTalents VOF
Hortsedijk 35
5708 HA Stiphout, gemeente Helmond
E-mail: info@citytalents.nl

Wij maken op deze website gebruik van cookies om het gebruik van deze website en daarbuiten te vergemakkelijken, de prestaties en gebruikerservaring te verbeteren en de relevantie van het aanbod te verhogen. Klik op akkoord om aan te geven dat je instemt met ons privacy statement.